Referente SOS e procedura interna: cosa cambia negli studi professionali dal 1° luglio 2026
Dal 1° luglio 2026 sono applicabili le nuove istruzioni della UIF per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, adottate con provvedimento del 18 dicembre 2025 in attuazione degli artt. 6, comma 4, lett. d), e 35, comma 3, del d.lgs. 231/2007. Il testo archivia il provvedimento del 4 maggio 2011 e sposta il baricentro del controllo: non conta soltanto l’invio della segnalazione, ma la tracciabilità del percorso che porta a decidere se segnalare oppure no.
Chi è il referente SOS e quando va nominato?
Per il professionista che opera da solo il referente coincide, di norma, con il destinatario dell’obbligo. Negli studi associati, nelle STP e negli altri soggetti che non sono persone fisiche il ruolo spetta al legale rappresentante oppure a un delegato, come identificato nel portale Infostat-UIF. La delega non può restare implicita o di fatto: deve essere espressa, formalizzata e conosciuta all’interno della struttura.
Quali requisiti deve avere il delegato?
Servono autorevolezza, competenza tecnica, autonomia di giudizio e — punto spesso sottovalutato — tempo e risorse. Va inoltre presidiato il conflitto di interessi: chi cura direttamente il rapporto economico con il cliente non è la scelta più prudente, perché la valutazione rischia di risentire della relazione in corso.
Il referente risponde dell’omessa segnalazione?
La figura non introduce un nuovo centro di imputazione sanzionatoria: la responsabilità resta quella disegnata dal d.lgs. 231/2007 e, per i professionisti, continua ad ancorarsi alla valutazione individuale di chi ha eseguito la prestazione. Il referente ha però compiti operativi definiti: conservare la documentazione delle segnalazioni trasmesse e i messaggi di accettazione, rispondere alle richieste della UIF e degli organi investigativi, essere disponibile durante i controlli, tenere aggiornati i recapiti sul portale e verificare le abilitazioni degli utenti interni.
La procedura interna serve anche al professionista singolo?
Per studi associati, STP e soggetti diversi dalle persone fisiche la procedura è richiesta; per il professionista individuale non è imposta, ma diventa opportuna quando vi sono collaboratori che trattano documenti e dati della clientela. Va calibrata sulle dimensioni reali dello studio: l’obiettivo non è replicare il manuale di una banca, ma evitare che l’anomalia rilevata da un collaboratore resti confinata nella sua memoria.
Che cosa deve prevedere?
- L’individuazione del referente e degli eventuali sostituti.
- Il ruolo dei collaboratori che intrattengono rapporti diretti con i clienti.
- Il metodo di analisi, quantitativa e qualitativa, delle anomalie rilevate.
- La gestione dei casi urgenti ad alto rischio, con canali accelerati.
- La conservazione e la tracciabilità delle valutazioni, comprese quelle che si chiudono senza segnalazione.
Quest’ultimo punto è il più delicato. Anche la decisione di non segnalare va motivata e conservata: in sede ispettiva è spesso l’unica prova che una valutazione c’è effettivamente stata.
Come si tutela chi rileva il sospetto?
Nei campi descrittivi e negli allegati non vanno inseriti elementi che rendano identificabile la persona fisica che ha rilevato o valutato l’anomalia. Le informazioni vanno condivise solo con chi è coinvolto nel processo; resta fermo il divieto di comunicare al cliente l’avvenuta segnalazione.
Come si scrive una segnalazione di qualità?
Le istruzioni chiedono dati pertinenti, corretti, aggiornati e utili: soggetti coinvolti, operazioni sospette, rapporti e collegamenti rilevanti. La parte descrittiva deve spiegare con parole proprie l’operatività osservata e le ragioni del sospetto: incollare l’indicatore di anomalia o rinviare agli allegati non basta. La UIF restituisce inoltre riscontri periodici, utili per tarare i criteri di rilevazione ed evitare tanto le segnalazioni difensive quanto le omissioni.
Si può affidare tutto a un fornitore esterno?
No. Il ricorso a soggetti esterni è ammesso per attività di supporto, con accordo scritto e vincoli di riservatezza, ma l’approvazione dei criteri, la decisione di segnalare e la trasmissione restano in capo al destinatario, che deve vagliare autonomamente i risultati. Analogo il discorso sull’intelligenza artificiale: può far emergere le anomalie, purché operi su dati verificabili, con supervisione umana e decisioni tracciabili.
Che cosa rischia lo studio che non si organizza?
La cornice sanzionatoria dell’omessa segnalazione resta quella dell’art. 58 del d.lgs. 231/2007, con l’inasprimento per le violazioni gravi, ripetute o sistematiche. Il rischio concreto, però, è probatorio: senza procedura e senza traccia scritta, davanti a una verifica della Guardia di Finanza diventa arduo dimostrare di aver valutato. Per i presupposti dell’obbligo di segnalazione alla luce della giurisprudenza è utile la casistica già commentata su questo sito.
Il testo integrale del provvedimento è consultabile sulla pagina dedicata alle segnalazioni di operazioni sospette del sito UIF – Banca d’Italia