Controlli antiriciclaggio GdF in agenzia immobiliare: domande e cosa fare

Antiriciclaggio agenzie immobiliari: cosa deve sapere chi opera nel settore. Quando la Guardia di Finanza si presenta in un’agenzia immobiliare per un controllo antiriciclaggio, l’esito si decide quasi sempre sui fascicoli: ciò che è stato documentato al momento giusto regge, ciò che manca diventa una contestazione. In questa pagina ripercorriamo l’ispezione dal punto di vista dell’agente: quali obblighi vengono verificati, come si prepara il fascicolo, cosa guardano i militari (a cominciare dal sito internet dell’agenzia), come comportarsi durante l’accesso e cosa fare dopo il processo verbale di contestazione.

Per un quadro generale sulle verifiche previste dal D.Lgs. 231/2007 si può consultare anche la pagina sui controlli antiriciclaggio.

Antiriciclaggio agenzie immobiliari: perché l’agenzia è soggetta ai controlli?

Chi esercita la mediazione immobiliare rientra tra gli “altri operatori non finanziari” indicati dall’art. 3, comma 5, lett. e) del D.Lgs. 231/2007. La norma copre le compravendite e ogni altra operazione immobiliare mediata dall’agenzia, mentre per le locazioni gli obblighi scattano solo quando il canone mensile raggiunge o supera i 10.000 euro: la gran parte degli affitti residenziali resta quindi fuori dal perimetro.

Gli adempimenti che la Guardia di Finanza controlla sono sempre gli stessi: adeguata verifica della clientela, conservazione di dati e documenti, segnalazione delle operazioni sospette e, quando la verifica non può essere completata, astensione dall’operazione. A questi si affiancano la valutazione del rischio dell’agenzia, messa per iscritto e aggiornata, le procedure interne proporzionate alle dimensioni della struttura e la formazione di titolare e collaboratori.

Gli obblighi scattano con l’incarico o al momento del rogito?

Con l’incarico. Il Ministero dell’economia e delle finanze ha chiarito che il mandato ricevuto dall’agente costituisce il conferimento di una prestazione, e da quel momento il committente è a tutti gli effetti un cliente dell’agenzia. L’adeguata verifica va quindi eseguita quando il proprietario firma l’incarico di vendita (o quando un acquirente affida la ricerca di un immobile), e non rinviata alla proposta, al preliminare o all’atto notarile. Un incarico che non porta ad alcuna vendita richiede comunque il suo fascicolo.

Per i clienti a basso rischio basta una verifica semplificata?

La verifica semplificata prevista dall’art. 23 del D.Lgs. 231/2007 riduce l’intensità dei controlli, ma non li elimina e non si applica per default. È ammessa soltanto se l’agente ha valutato il rischio concreto di quel cliente e di quella operazione e ha lasciato traccia scritta del ragionamento. In sede ispettiva la sola fotocopia del documento d’identità, senza profilatura del rischio, viene trattata come assenza di adeguata verifica: lo ha ribadito anche il Tribunale di Roma con la sentenza n. 12736 del 17 settembre 2025, secondo cui l’obbligo comprende l’acquisizione delle informazioni necessarie ad attribuire al cliente un profilo di rischio, non la semplice identificazione.

Come si svolge il controllo della Guardia di Finanza in agenzia?

Chi dispone l’ispezione e con quali poteri?

L’ispezione è affidata al Nucleo Speciale di Polizia Valutaria o, più spesso, al Nucleo di Polizia Economico-Finanziaria competente per territorio, che opera con i poteri previsti dal D.Lgs. 231/2007 e dal D.Lgs. 68/2001. I militari si presentano di norma senza preavviso, con un ordine di servizio che indica l’arco temporale sottoposto a controllo, e l’attività può esaurirsi in un solo accesso o proseguire in più giornate, ciascuna documentata da un verbale.

Da dove parte la Guardia di Finanza prima di entrare in agenzia?

Nella nostra esperienza, molto spesso dal sito internet dell’agenzia. Prima dell’accesso, o nelle prime ore dell’ispezione, i militari consultano il sito, le schede pubblicate sui portali immobiliari e le pagine social, e ne ricavano un elenco degli immobili proposti nel periodo controllato. È un passaggio che molti agenti sottovalutano, ma che condiziona tutto il resto del controllo.

Perché ogni annuncio pubblicato deve avere un incarico e un fascicolo?

Perché un immobile pubblicizzato presuppone, di regola, un proprietario che ha incaricato l’agenzia di venderlo. Se c’è un incarico c’è un cliente, e se c’è un cliente deve esserci un’adeguata verifica, con data coerente con quella del mandato. I militari mettono quindi in fila gli annunci e chiedono, per ciascuno, l’incarico corrispondente e il relativo fascicolo antiriciclaggio. Ogni annuncio senza fascicolo può trasformarsi in una contestazione autonoma.

Il rischio non è solo quantitativo. Quando le mancanze si ripetono su molti annunci, la violazione tende a essere qualificata come plurima o sistematica, con passaggio dalla sanzione base alla fattispecie aggravata. In altre parole, la vetrina online dell’agenzia diventa la mappa con cui la Guardia di Finanza misura la portata delle omissioni.

Cosa succede se un annuncio compare come venduto o affittato?

Le diciture “venduto”, “in trattativa” o “affittato” indicano un affare concluso o in corso. Per quegli immobili i militari si aspettano di trovare, oltre all’incarico, la proposta o il preliminare, la fattura della provvigione e l’identificazione delle parti coinvolte; i dati possono poi essere confrontati con gli atti registrati e con le fatture elettroniche presenti nelle banche dati del Corpo.

Quali annunci non richiedono l’adeguata verifica?

Le proposte di locazione con canone mensile inferiore a 10.000 euro restano fuori dagli obblighi. Conviene però che siano riconoscibili a colpo d’occhio, sia nel gestionale sia nell’elenco che si consegna ai militari, per evitare che vengano conteggiate tra le posizioni scoperte. Situazioni meno lineari sono gli immobili pubblicati senza un mandato scritto e quelli condivisi con altre agenzie in collaborazione o tramite circuiti MLS: in questi casi l’agenzia deve saper spiegare con documenti chi detiene l’incarico e chi ha curato l’adeguata verifica, altrimenti l’annuncio verrà letto come un incarico proprio non verificato.

Rimuovere gli annunci prima del controllo serve a qualcosa?

No, ed è controproducente. I portali conservano lo storico delle schede, esistono servizi di archiviazione delle pagine web e i militari possono aver già acquisito le videate prima dell’accesso. Un sito “ripulito” in prossimità del controllo non cancella gli incarichi ricevuti e rischia di incidere negativamente sulla valutazione della collaborazione prestata, che è uno dei criteri usati per graduare la sanzione.

Come allineare il sito internet e i fascicoli antiriciclaggio?

Lo strumento più semplice è un registro degli incarichi che per ogni immobile riporti il numero e la data del mandato, il riferimento dell’annuncio sul sito e sui portali, la data dell’adeguata verifica e la collocazione del fascicolo. Una riconciliazione periodica, ad esempio trimestrale, tra annunci pubblicati e registro permette di individuare in anticipo le posizioni scoperte e di sistemarle prima che lo faccia la Guardia di Finanza. Gli incarichi scaduti o revocati non vanno eliminati: il fascicolo si conserva per dieci anni.

Cosa chiedono i militari il giorno dell’accesso?

La prima verifica riguarda i requisiti per esercitare l’attività: iscrizione, abilitazione del titolare e dei collaboratori, polizza assicurativa. Poi viene richiesto l’elenco completo dei clienti del periodo, insieme alla valutazione del rischio dell’agenzia, alle procedure interne e agli attestati dei corsi di formazione in materia antiriciclaggio. Può essere chiesto anche se l’agente aderisce a un’associazione di categoria.

Come vengono scelti i fascicoli da esaminare?

Dall’elenco clienti e dal confronto con gli annunci i militari selezionano un campione di posizioni e ne esaminano i fascicoli uno per uno. Le informazioni dichiarate dai clienti vengono riscontrate con l’Anagrafe tributaria e con le altre banche dati disponibili, per valutare se l’operazione sia coerente con il profilo economico e patrimoniale delle persone coinvolte.

Cosa deve contenere il fascicolo antiriciclaggio dell’agenzia immobiliare?

Per ciascun cliente il fascicolo dovrebbe raccogliere almeno:

la copia dei documenti d’identità di tutti i soggetti che intervengono (venditore, acquirente, eventuali procuratori o delegati), perché la sola visione del documento non lascia traccia verificabile;
le dichiarazioni rese dal cliente ai sensi dell’art. 22 del D.Lgs. 231/2007;
le informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione, con la data di conferimento dell’incarico;
il modulo di adeguata verifica con il percorso logico seguito per attribuire il livello di rischio e scegliere tra verifica semplificata, ordinaria o rafforzata;
per le società, la visura camerale e gli elementi che consentono di individuare il titolare effettivo;
la proposta d’acquisto o il preliminare e la fattura della provvigione, quando l’affare è concluso.

Quali sono le carenze contestate più di frequente?

Le mancanze che ricorrono nei verbali sono abbastanza prevedibili: dichiarazioni del cliente mai raccolte, documenti d’identità non acquisiti in copia, modulo di adeguata verifica assente o compilato solo nella parte anagrafica, titolare effettivo delle società non individuato, nessuna indicazione su scopo e natura dell’incarico. A queste si aggiunge, sempre più spesso, lo sfasamento temporale: verifiche datate settimane dopo la pubblicazione dell’annuncio, o direttamente al preliminare.

Fascicolo cartaceo o digitale: cosa cambia durante l’ispezione?

La legge ammette entrambi i formati, purché i dati siano integri e consultabili nel tempo. Il problema nasce con i fascicoli misti: se una parte dei documenti è su carta e un’altra nel gestionale, i militari possono prelevare solo la prima e verbalizzare come mancante ciò che esisteva in formato elettronico. È successo in un caso da noi seguito, in cui l’accesso si è chiuso in poche ore con l’acquisizione di parte dei fascicoli senza un elenco analitico di quanto portato via: la difesa ha dovuto poi ricostruire e produrre la documentazione in sede di memorie.

Come comportarsi durante l’ispezione della Guardia di Finanza?

L’agente immobiliare può farsi assistere da un avvocato?

Sì. Il titolare dell’agenzia ha diritto di farsi assistere o rappresentare durante tutta l’attività ispettiva, e i militari lo comunicano al primo accesso. Conviene dichiararlo subito e far intervenire un professionista che conosca la materia: la presenza del difensore aiuta a verbalizzare correttamente le operazioni e a far valere il contraddittorio già durante il controllo.

Cosa dichiarare e cosa evitare nei verbali giornalieri?

La collaborazione è dovuta ed è anche valutata ai fini della sanzione: i documenti richiesti vanno forniti con ordine e tempestività. Diverso è rendere dichiarazioni affrettate, ad esempio ammettere di “non aver mai fatto l’adeguata verifica per gli incarichi non conclusi”, che finiscono a verbale e pesano su tutto il procedimento. Prima di firmare ogni verbale è bene rileggerlo e, se qualcosa non corrisponde, chiedere che vengano annotate le proprie osservazioni.

Cosa fare se i militari prelevano i fascicoli senza un elenco?

Chiedere che sia redatto un elenco dettagliato dei documenti acquisiti e trattenerne una copia, oppure predisporlo in autonomia e farlo allegare al verbale. Se parte della documentazione è conservata in formato elettronico, va segnalato espressamente e messo a disposizione: è l’unico modo per evitare che un fascicolo completo venga considerato lacunoso.

Cosa controllano i militari sulle segnalazioni di operazioni sospette?

L’art. 35 del D.Lgs. 231/2007 impone anche agli agenti immobiliari di segnalare all’UIF le operazioni per le quali sanno, sospettano o hanno ragionevoli motivi di sospettare un’attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Nel settore immobiliare i segnali più tipici sono prezzi lontani dai valori di mercato o incompatibili con il profilo del cliente, pagamenti da soggetti estranei all’operazione, richieste di riservatezza prive di spiegazione, uso di società o intermediari senza una ragione economica evidente.

Cosa è cambiato dal 1° luglio 2026 con le nuove istruzioni UIF?

Dal 1° luglio 2026 si applica il provvedimento UIF del 18 dicembre 2025, che ha sostituito le istruzioni del 2011 sulla rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette. Per le agenzie immobiliari, che non hanno un’autorità di vigilanza di settore, i punti che la Guardia di Finanza può ora verificare sono tre.

Referente SOS: va nominato per iscritto il legale rappresentante o un suo delegato interno dotato di indipendenza e competenza, registrato sul portale Infostat-UIF; la funzione non può essere affidata a soggetti esterni né può esserlo l’invio delle segnalazioni.
Procedura interna scritta: deve indicare chi rileva le anomalie, chi le valuta, come si decide se segnalare e come si conserva traccia del processo, in proporzione alle dimensioni dell’agenzia.
Registro delle valutazioni: ogni anomalia esaminata va documentata, anche quando la decisione è di non segnalare. In caso di controllo è la prova che l’agenzia ha vigilato.

Le nuove istruzioni insistono sul carattere qualitativo della valutazione: superare una soglia, leggere una notizia negativa non verificata o ricevere una richiesta dalle autorità non basta da solo né a imporre né a escludere la segnalazione. Restano invece invariate le regole su adeguata verifica, conservazione e sanzioni.

Cosa fare dopo il processo verbale di contestazione?

Entro quanto tempo deve essere notificato il verbale?

L’art. 14 della legge 689/1981 fissa in novanta giorni il termine per notificare la contestazione, ma il termine non decorre dal primo accesso in agenzia: decorre dal momento in cui l’accertamento può dirsi completato, cioè quando l’autorità ha raccolto e valutato gli elementi necessari. Il Tribunale di Grosseto, con la sentenza n. 509 del 19 giugno 2025, ha escluso che basti una prima percezione sommaria dei fatti a far partire il termine. Un’eccezione di decadenza va quindi costruita sulle date concrete dell’istruttoria, non sulla data dell’ispezione.

Entro quando presentare gli scritti difensivi al MEF?

Dalla notifica del verbale decorrono trenta giorni per far pervenire scritti difensivi e documenti al Ministero dell’economia e delle finanze. È un termine che non ammette ritardi: lasciarlo scadere significa arrivare al decreto sanzionatorio senza aver fatto valere nulla in sede amministrativa.

Cosa conviene inserire nelle memorie difensive?

Le memorie sono il momento in cui l’agenzia può integrare ciò che i militari non hanno acquisito, ad esempio i documenti rimasti nel gestionale, e dimostrare che gli adempimenti erano stati eseguiti. Vanno esaminati i profili procedurali (termini, motivazione del verbale, rispetto del contraddittorio), poi le singole contestazioni nel merito e, in subordine, la qualificazione della violazione: se le carenze sono parziali, non hanno prodotto vantaggi e non ci sono precedenti, si può chiedere di ricondurle alla fattispecie base o di ridurre la sanzione. Per le contestazioni nate dal confronto con gli annunci online è decisivo dimostrare, posizione per posizione, quali immobili erano fuori perimetro (locazioni sotto soglia, incarichi di altre agenzie) e per quali la verifica esisteva.

Quali esiti può avere il procedimento?

All’esito delle memorie il MEF può archiviare, riqualificare la violazione nella fattispecie meno grave, ridurre la sanzione tenendo conto delle circostanze favorevoli oppure confermare la contestazione con decreto. Contro il decreto è possibile l’opposizione davanti al Tribunale di Roma: tempi, modalità e strategie sono illustrati nella pagina sul ricorso contro le sanzioni antiriciclaggio.

Quali sanzioni rischia l’agenzia immobiliare?

Il regime sanzionatorio è lo stesso per tutti i soggetti obbligati. Dal punto di vista dell’agenzia conta soprattutto una distinzione: la violazione dell’adeguata verifica (art. 56) è punita con 2.000 euro nella forma base, ma quando è grave, ripetuta, sistematica o plurima la sanzione va da 2.500 a 50.000 euro. È proprio la moltiplicazione delle posizioni scoperte, tipica dei controlli che partono dagli annunci online, a spingere verso la fascia più alta. L’omessa conservazione (art. 57) non dovrebbe sommarsi all’omessa verifica quando riguarda gli stessi documenti, e l’omessa segnalazione di operazioni sospette è sanzionata separatamente dall’art. 58.

Anche per le piccole agenzie vale il principio di proporzionalità: la sanzione va misurata sulle dimensioni e sull’organizzazione di chi la subisce, come ha ricordato il Tribunale di Roma nella già citata sentenza n. 12736/2025. Per importi, criteri di graduazione e casi di cumulo si rinvia alla pagina generale sulle sanzioni antiriciclaggio.

Come prepararsi prima che arrivi la Guardia di Finanza?

Qualche verifica fatta per tempo evita la maggior parte delle contestazioni:

confrontare gli annunci presenti sul sito, sui portali e sui social con il registro degli incarichi e con i fascicoli, colmando le posizioni scoperte;
controllare che la data di ogni adeguata verifica sia vicina a quella del mandato e non a quella del preliminare;
tenere un fascicolo completo per ciascun cliente, in un unico formato o con un indice che colleghi la parte cartacea a quella elettronica;
redigere e aggiornare la valutazione del rischio dell’agenzia e usare moduli standard per le dichiarazioni ex art. 22 e per la profilatura del cliente;
nominare il referente SOS, adottare la procedura interna e tenere il registro delle valutazioni;
documentare la formazione antiriciclaggio del titolare e dei collaboratori;
conservare tutto per dieci anni dalla fine del rapporto o dall’esecuzione dell’operazione.

Perché rivolgersi a un avvocato antiriciclaggio?

Un controllo in agenzia si gioca su dettagli tecnici e su termini brevi. L’assistenza di un avvocato che si occupa stabilmente di D.Lgs. 231/2007 serve prima dell’ispezione, per allineare sito, incarichi e fascicoli; durante l’accesso, per gestire verbali e acquisizioni documentali; dopo il verbale, per redigere le memorie al MEF e, se necessario, proporre opposizione al Tribunale di Roma.

Se sei un commercialista, leggi quali domande pone la Guardia di Finanza nello studio professionale.